Монастириський районний суд Тернопільської області

Затверджено рішенням зборів суддів

Монастириського районного суду

Тернопільської області

від 17 березня 2017 року

(із змінами від 23 червня 2018 року,

21 грудня 2018 року,

07 грудня 2023 року),

від 03 квітня 2024 року №2)

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Монастириського районного суду Тернопільської області

І. Загальні положення.

1.1. Документообіг Монастириського районного суду Тернопільської області (далі – документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу Монастириського районного суду Тернопільської області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №30 від 26.11.2010 року, із змінами від 03 березня 2016 року (далі – Положення), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА №173 від 17.12.2013 року, Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.4. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Монастириському районному суді Тернопільської області, яка забезпечує :

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями, визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.5. Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

1.6. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Монастириського районного суду Тернопільської області забезпечують:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.7. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області мають визначені цими Засадами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

ІІ.Порядок функціонування автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Монастириському районному суді Тернопільської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор Монастириського районного суду Тернопільської області.

Обов’язки технічного адміністратора суду виконує головний спеціаліст суду з інформаційних технологій суду. За відсутності головного спеціаліста з інформаційних технологій суду обов`язки технічного адміністратора можуть виконуватись керівником апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами інформацію.

2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Монастириському районному суді Тернопільської області несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор Монастириського районного суду Тернопільської області.

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Монастириського районного суду Тернопільської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Монастириського районного суду Тернопільської області (603) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

2.2.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.

2.3. Розподіл судових справ між суддями

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Монастириського районного суду Тернопільської області, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Монастириського районного суду з урахуванням цих Засад.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів), крім матеріалів кримінального провадження, що розглядаються слідчим суддею, які не розподіляються щодо слідчого судді за три дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

(із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №2 від 23.06.2018)

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Судові справи, пов’язані із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, розподіляються перед відпусткою, відрядженням судді.

(із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №17 від 21.12.2018)

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.6. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.7. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Монастириського районного суду Тернопільської області, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.3.8. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Засад, не допускається.

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.9. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

2.3.10. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

2.3.11. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області визначають особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи. Судові справи в Монастириському районному суді Тернопільської області розподіляються головою суду або особою, що виконує його обов`язки, між суддями в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку та з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та спеціалізації суддів, п.2.3.3 Положення.

справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні (в Монастириському районному суді Тернопільської області розподіл справ здійснюється відповідно до графіку чергування суддів).

які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;

у разі повторного надходження до суду позовних заяв, з передбачених процесуальним законом підстав.

2.3.12. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області визначають коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

В Монастириському районному суді Тернопільської області коефіцієнт адміністративних посад визначається зборами суддів після призначення судді на адміністративну посаду голови суду.

2.3.13. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.14. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

У випадку виходу головуючого судді до нарадчої кімнати на тривалий строк на підставі доповідної записки (заяви) секретаря судового засідання чи помічника судді керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов’язки) вирішує питання щодо необхідності внесення даної інформації до розділу «Табель» (команда «Не призначати слухання») АСДС щодо конкретного судді.

За результатами розгляду відповідних заяв керівник апарату суду (особа, що виконує його обов’язки), видає письмове розпорядження.

2.3.15. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.15 пункту 2.3 цих Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Монастириського районного суду Тернопільської області.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.16. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.17. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

2.3.18. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.19. Постійно діючі колегії у суді не утворюються, у зв’язку із невеликою чисельністю посад суддів у штаті суду.

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Монастириському районному суді Тернопільської області визначається головуючий суддя із числа всіх суддів та склад колегії суддів.

У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених відповідно до абзацу другого цього підпункту.

2.3.20. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.3.21. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

2.3.22. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.23. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

2.3.24. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.3.25. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

2.3.26 Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. цих Засад.

Відповідно до п.2.3.40 Положення про автоматизовану систему документообігу суду в Монастириському районному суді Тернопільської області обираються 2 слідчих судді.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.3.27 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

У разі звільнення судді з посади, відсутності повноважень судді щодо здійснення правосуддя, ухвалу якого скасовано, такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

2.3.28. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень у цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення;

(абзац четвертий із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №2 від 03.04.2024)

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

матеріали кримінального провадження, направлені до суду після усунення прокурором недоліків щодо невідповідності вимогам КПК України обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру;

абзац 8 виключено згідно з рішенням зборів суддів №2 від 03.04.2024;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

справи та матеріали про адміністративні правопорушення, повернуті до суду після дооформлення,

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

2.3.29. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

2.3.30. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді, справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу у загальному порядку між суддями відповідної спеціалізації.

2.3.31. У випадку направлення справи про адміністративне правопорушення на дооформлення та після повернення такої справи, у разі відсутності раніше визначеного судді, справа підлягає автоматизованому розподілу.

У випадку направлення справи матеріалів кримінального провадження (обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру) прокурору, якщо вони не відповідають вимогам КПК України та після повернення таких матеріалів, у разі відсутності раніше визначеного судді, матеріали кримінального провадження підлягають автоматизованому розподілу.

2.3.32. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді на строк понад один місяць (щорічна відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) у випадках, передбачених абзацами 3-6 підпункту 2.3.28 пункту 2.3 цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу в день їх надходження до суду.

(із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №3 від 07.12.2023, №2 від 03.04.2024)

У разі звільнення судді з посади, відсутності повноважень судді щодо здійснення правосуддя, перебування судді у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною, у випадках, передбачених підпунктом 2.3.28 пункту 2.3 цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу в день їх надходження до суду.

(абзац другий із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №2 від 03.04.2024)

У випадку надходження заяв чи клопотань по судових справах, які розглянуті Монастириським районним судом Тернопільської області до 01 січня 2011 року, тобто до введення в дію Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі заяви та клопотання передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді шляхом створення відповідальною особою апарату суду в автоматизованій системі документообігу суду обліково-статистичної картки із зазначенням раніше зареєстрованого єдиного унікального номера судової справи, визначеного судді, її поєднання та подальшого автоматизованого розподілу відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

(із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №17 від 21.12.2018)

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.33. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду, в порядку, визначеному підпунктом 2.3.4 цих Засад.

2.3.34. Судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, зокрема, у разі припинення повноважень щодо здійснення правосуддя, звільнення з посади судді, відсторонення від посади судді, перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною.

(доповнено абзацом першим згідно з рішенням зборів суддів №2 від 03.04.2024. У зв’язку з цим абзаци перший-п’ятий вважаються відповідно абзацами другим-шостим)

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи (зокрема, у разі припинення повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення з посади судді, відсторонення від посади судді, перебування у відпустці для догляду за дитиною, довготривала непрацездатність на строк понад один місяць), що може стати наслідком порушення розумних строків розгляду, невирішені судові справи на підставі рішення зборів суддів (із зазначенням категорії справи, єдиного унікального номера та номера провадження справи, суті судової справи та учасників процесу) передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Участь головуючого судді у судовій справі у зборах суддів, на яких вирішується питання про передачу справи для повторного автоматизованого розподілу, є обов’язковою. Рішення про передачу судової справи для повторного автоматизованого розподілу зборами суддів приймається після висловлення головуючим у справі суддею думки щодо доцільності проведення повторного автоматизованого розподілу.

Винятково, коли головуючий суддя у кримінальному провадженні відсутній у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, яка об’єктивно унеможливлює його участь у зборах суддів особисто чи у режимі відеоконференції або з використанням технічних засобів, що забезпечують можливість виступу судді з питань порядку денного та його волевиявлення, і в цей період виникає необхідність вирішення питання про продовження строку дії запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, такі справи на підставі доповідної записки (заяви) секретаря судового засідання, помічника судді чи працівника апарату суду, який забезпечує реєстрацію та облік судових справ, передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Винятково, у разі коли слідчий суддя у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не може продовжувати розгляд проваджень за клопотаннями про вжиття заходів забезпечення кримінального провадження, про проведення обшуку, розгляд яких відповідно до КПК України здійснюється негайно або в межах 72 годин, що залишилися невирішеними на момент настання зазначеної вище обставини, такі справи на підставі доповідної записки (заяви) секретаря судового засідання чи помічника судді передаються невідкладно для повторного автоматизованого розподілу.

Електронний примірник розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

(із змінами, внесеними рішенням зборів суддів №3 від 07.12.2023)

2.3.35. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

2.3.36. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.37. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

2.3.38. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.36 пункту 2.3 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному абзацом 4 п.2.3.11 Засад.

2.3.39. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.36 пункту 2.3 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

2.5. Визначення присяжних

2.5.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

2.5.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.5.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.

Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.

2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, визначених частиною другою цього підпункту, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.5.5. Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.5.6. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України , автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

(доповнено підпунктом 2.5.6 згідно з рішенням зборів суддів №2 від 03.04.2024)

(Пункт 2.6 «Визначення народних засідателів» виключено згідно з рішенням зборів суддів №17 від 21.12.2018)

2.7. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

2.7.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.

2.7.2. У Монастириському районному суді Тернопільської області до автоматизованої системи помічниками суддів та суддями вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

2.8. Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.8.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

2.8.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 цих Засад.

2.8.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

2.8.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

2.8.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи, форма судочинства;

список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

2.9. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

2.9.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.9.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

2.10. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.10.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.10.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

2.11. Підготовка статистичних даних

2.11.1. Автоматизована система Монастириського районного суду Тернопільської області забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду від суду до ТУ ДСА України в Тернопільській області;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.11.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами відповідного суду (для вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України).

2.11.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

2.12. Передача судових справ до електронного архіву

2.12.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи є обов’язковими до виконання.

3.5. Збори суддів Монастириського районного суду Тернопільської області за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.